Gestione del ciclo di vita, workflow di verifica e approvazione, notifiche e escalation automatiche, motore di ricerca.
ProcessFrame gestisce Procedure, Manuali, Istruzioni operative, Contratti, Specifiche di processo, Normative interne e esterne in modalità conforme alla normativa ISO9000. I documenti possono essere editati direttamente (con un editor HTML on line) o prodotti in qualsiasi formato elettronico e allegati. ProcessFrame gestisce automaticamente le versioni, i workflow di collaborazione e di approvazione, gli avvisi di ritardo e di pubblicazione. L’accesso ai documenti può essere controllato oltre che dal ruolo anche dalla posizione dell’utente in una struttura organizzativa. Infine, i documenti possono essere ricercati usando una combinazione di parole chiave, collegamenti e ricerca testuale (anche negli allegati).
Firma digitale, marca temporale, generazione dell’archivio di conservazione sostitutiva
ProcessFrame mette a disposizione del responsabile dell’Archiviazione sostitutiva un insieme di strumenti che consentono di apporre la firma digitale, in modo da assicurare l'autenticità e l'integrità dei documenti, apporre la marca temporale, in modo da garantire la data certa al processo di archiviazione e riversare i documenti firmati e marcati nell’archivio di conservazione sostitutiva (CDROM o DVD). Inoltre è possibile ottenere dal sistema l'impronta dell'archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale da trasmettere alle competenti Agenzie fiscali.
In tal modo, conformemente al Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004, alle norme C.N.I.P.A. ed alla Circolare dell’Agenzia delle Entrate n° 45/E del 19 ottobre 2005, è possibile procedere al processo di smaterializzazione degli archivi cartacei.