Tutte le attività, con i relativi responsabili e scadenze, sono tracciate e notificate automaticamente via email. Le scadenze possono essere predefinite o libere, e possono essere impostate in modo da rinnovarsi automaticamente per registrazioni periodiche. Ogni utente ha visibilità delle sue scadenze e assegnazioni, mentre utenti con autorizzazioni specifiche possono vedere l’intero scadenziario, per identificare colli di bottiglia organizzativi e tempi di percorrenza di workflow.

Ad ogni workflow è possibile associare un processo di escalation, che genera avvisi automatici di ritardo a diversi livelli di management; inoltre è possibile gestire la sostituzione temporanea di attori di workflow durante un periodo di assenza senza rischiare di bloccare il worklfow stesso.

 

Sicurezza

I diritti di accesso sono determinati da ruoli definiti dall’amministratore. Ogni ruolo determina quali comandi (ad esempio crea, approva, cancella..) ogni utente ha in ogni processo/modulo: al momento del log-in, gli utenti ottengono l’insieme delle abilitazioni assegnate ai ruoli cui sono associati direttamente o tramite i gruppi (locali o Active Directory) di cui sono membri.

E’ anche possibile controllare l’accesso in base alla posizione degli utenti in una o più gerarchie: per esempio dare alle filiali commerciali accesso ai soli documenti dei clienti assegnati alla loro filiale o accesso ai tecnici di produzione alle sole specifiche di processo relative al loro stabilimento.