Il software Processframe traccia e gestisce la storia del contenzioso assicurativo, dalla richiesta del rimborso, alle mediazioni e ai vari gradi di giudizio, fino agli aspetti penali, ad esempio in caso di frode.
Inoltre, è possibile gestire altre attività solitamente in capo al Servizio legale: dalla consulenza/verifica di contratti, alla gestione della privacy (es: comunicazioni all'Authority in caso di data breaches), alle comunicazioni con l'IVASS.
Gestione del contenzioso assicurativo
L’apertura di un contenzioso assicurativo avviene partendo dalla comunicazione (PEC o raccomandata) della parte lesa. Il sistema consente la raccolta dei dati relativi al contenzioso e di collegarlo eventualmente al reclamo relativo allo stesso caso (la reportistica dei reclami prevista dal regolamento 24 di IVASS prevede di indicare il numero dei reclami che hanno dato origine ad un contenzioso).
Tutte le comunicazione entranti e uscenti (con le controparti, con gli avvocati e i periti di parte, con il personale) avvengono dal sistema, in modo che lo storico e tutte le informazioni siano immediatamente accessibili e archiviate in modo unitario.
Oltre alle comunicazioni, il sistema consente di allegare documenti di qualsiasi tipo (documenti cartacei scannerizzati, referti e fotografie, email pervenute fuori dal sistema...).
Infine, il sistema consente di tracciare le riserve allocate e i costi via consuntivati, mantenendo la storia delle variazioni.
Tramite le funzionalità di ricerca e statistiche di ProcessFrame, è possibile visualizzare l'andamento del contenzioso nel tempo (numero, importi e riserve in causa, tipologia, esito....) e in generale estrarre le informazioni necessarie per la predisposizione del bilancio e la reportistica direzionale.
Fasi,procedimenti e movimenti finanziari
Un contenzioso con un assicurato (ed in generale tutti i contenziosi) passa attraverso varie fasi (mediazione, vari gradi di giudizio, decreti ingiuntivi...) e attività connesse; implica udienze e incontri con le controparti; generano variazioni di riserve, pagamenti alle controparti e ai legali.
ProcessFrame traccia tutte le informazioni e controlla le scadenze, generando alert agli utenti.
Frodi e contenzioso penale
In ProcessFrame si possono gestire le informazioni relative alle frodi sospette o accertate, con le comunicazioni e i documenti relativi alle indagini per l'accertamento della frode stessa.
Inoltre è disponibile una scheda smile a quella del contenzioso civile per tracciare l'evoluzione del procedimento penale nei suoi vari gradi.
Contrattualistica e consulenza interna
Il Servizio legale fornisce una serie di servizi di supporto agli altri servizi aziendali, dalla revisione dei contratti assicurativi a quelli di acquisto e di licenza, a consulenze a pratiche di vario tipo.
Per tutti questi casi è possibile creare dei workflow in ProcessFrame che consentono ai servizi di inoltrare la richiesta, eventualmente indicando una data attesa per la risposta, ed al servizio legale di inviare la risposta, tracciando i tempi di lavorazione e archiviando contestualmente i documenti relativi alla richiesta.
Privacy e GDPR
ProcessFrame può gestire una casella di posta per le comunicazioni relative alla privacy e alle richieste connesse al GDPR (estrazione o modfica dei dati personali, diritto all'oblio).
Inoltre è possibile gestire le comunicazioni relative ai Data Breach, sia nei confronti dell'Authority che verso le parti interessate.
Scadenziario
Tutte le attività del servizio, dalle udienze alle notifiche, dalle nomine dei periti di parte ai decreti ingiuntivi, dagli ordini di esibizione ai tempi per i ricorsi sono connesse a delle scadenze da rispettare. ProcessFrame consente di impostare uno scadenzario su più livelli:
- generazione di una prenotifica e di una seconda notifica alla scadenza;
- invio delle notifiche per email ai responsabili;
- possibilità per l'intero servizio di vedere il calendario delle scadenze e ricercare quelle di interesse.