Contenzioso e Servizio Legale Assicurazioni

Il contenzioso legato ai sinistri e più in generale le attività di compliance (dalla revisione dei contratti alla gestione della privacy) generano un gran numero di attività preparatorie e documenti. ProcessFrame è un'applicazione software semplice per tenere tutto sotto controllo.

Il software Processframe traccia e gestisce la storia del contenzioso assicurativo, dalla richiesta del rimborso, alle mediazioni e ai vari gradi di giudizio, fino agli aspetti penali, ad esempio in caso di frode.

Inoltre, è possibile gestire altre attività solitamente in capo al Servizio legale: dalla consulenza/verifica di contratti, alla gestione della privacy (es: comunicazioni all'Authority in caso di data breaches), alle comunicazioni con l'IVASS.  

Gestione del contenzioso assicurativo

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L’apertura di un contenzioso assicurativo avviene partendo dalla comunicazione (PEC o raccomandata) della parte lesa. Il sistema consente la raccolta dei dati relativi al contenzioso e di collegarlo eventualmente al reclamo relativo allo stesso caso (la reportistica dei reclami prevista dal regolamento 24 di IVASS prevede di indicare il numero dei reclami che hanno dato origine ad un contenzioso).
Tutte le comunicazioni entranti e uscenti (con le controparti, con gli avvocati e i periti di parte, con il personale) avvengono dal sistema, in modo che lo storico e tutte le informazioni siano immediatamente accessibili e archiviate in modo unitario.

Oltre alle comunicazioni, il sistema consente di allegare documenti di qualsiasi tipo (documenti cartacei scannerizzati, referti e fotografie, email pervenute fuori dal sistema...).

Infine, il sistema consente di tracciare le riserve allocate e i costi via consuntivati, mantenendo la storia delle variazioni.

Tramite le funzionalità di ricerca e statistiche di ProcessFrame, è possibile visualizzare l'andamento del contenzioso nel tempo (numero, importi e riserve in causa, tipologia, esito....) e in generale estrarre le informazioni necessarie per la predisposizione del bilancio e la reportistica direzionale.

Contrattualistica e consulenza interna

Il Servizio legale fornisce tutta una serie di servizi che vanno a supportare altre funzioni aziendali, dalla revisione dei contratti assicurativi a quelli di acquisto e di licenza, a consulenze per pratiche di vario tipo.

 

Per tutti questi casi è possibile creare dei workflow personalizzati in ProcessFrame che consentono da un lato ai servizi di inoltrare la richiesta, eventualmente indicando una data attesa per la risposta, e dall'altro lato al servizio legale di inviare la risposta; in questo modo è possibile tracciare in modo preciso ed automatico le tempistiche di lavorazione. Contestualmente, il software consente anche di archiviare i documenti relativi alla richiesta.

Scadenziario

Tutte le attività del servizio, dalle udienze alle notifiche, dalle nomine dei periti di parte ai decreti ingiuntivi, dagli ordini di esibizione ai tempi per i ricorsi sono connesse a delle scadenze da rispettare. ProcessFrame consente di impostare uno scadenzario su più livelli:

 

  • generazione di una pre-notifica e di una seconda notifica alla scadenza;
  • invio delle notifiche per email ai responsabili;
  • possibilità per l'intero servizio di vedere il calendario delle scadenze e ricercare quelle di interesse.

Fasi e Procedimenti

Il contenzioso attraversa varie fasi (mediazione, decreti ingiuntivi ecc. ) e attività connesse; implica molte udienze e incontri con le controparti, variazioni di riserve, pagamenti alle controparti e ai legali.

Il software traccia tutte le informazioni e controlla le scadenze, generando alert agli utenti.

Frodi e contenzioso penale

In ProcessFrame si possono gestire le informazioni relative alle frodi sospette o accertate, con le comunicazioni e i documenti relativi alle indagini per l'accertamento della frode stessa.

Inoltre è disponibile una scheda smile a quella del contenzioso civile per tracciare l'evoluzione del procedimento penale nei suoi vari gradi.

Privacy e GDPR

ProcessFrame può gestire una casella di posta per le comunicazioni relative alla privacy e alle richieste connesse al GDPR (estrazione o modifica dei dati personali, diritto all'oblio).

Inoltre è possibile gestire le comunicazioni relative ai Data Breach, sia nei confronti dell'Authority che verso le parti interessate.