La gestione del contenzioso sanitario ha un'importanza crescente, e rischia di bloccare importanti risorse nel sistema sanitario. In particolare in Italia la lunghezza dei procedimenti legali determina l'esigenza di gestire contemporaneamente numerosi casi, archiviando documenti e comunicazioni con le parti coinvolte e gestendo scadenziari. Oltre a questo, è necessario inviare al Sistema Informativo per il Monitoraggio degli Errori in Sanità (SIMES) i dati medico-legali economici, assicurativi e procedurali delle denunce dei sinistri.
Tutto questo è supportato dal software ProcessFrame, che consente anche l'integrazione con la gestione degli eventi avversi (registrazione che avviene a caldo e che quindi tipicamente è più completa di quanto può essere raccolto dopo alcuni mesi dall'evento oggetto del contenzioso).
Contenzioso: Gestione dei sinistri
L’apertura di un sinistro avviene partendo dalla comunicazione (PEC o raccomandata) della parte lesa. Il sistema consente la raccolta dei dati relativi al sinistro, con i collegamenti alla struttura aziendale e all’anagrafica dei rischi e delle attività connesse alla gestione del rischio.
E' particolarmente importante la possibilità di collegare il sinistro all'evento avverso che è all'origine della denuncia: funzionalità che il sistema offre tramite una ricerca all'interno del registro degli eventi stessi.
Tutte le comunicazione entranti e uscenti (con le controparti, con gli avvocati e i periti di parte, con il personale) avvengono dal sistema, in modo che lo storico e tutte le informazioni siano immediatamente accessibili e archiviate in modo unitario. Fra le comunicazioni, sono evidenziate in modo specifiche quelle richieste dalla legge 24/2017, meglio nota come legge Gelli – Bianco, che impone una tempestiva comunicazione del sinistro al personale sanitario coinvolto nell'evento.
Oltre alle comunicazioni, il sistema consente di allegare documenti di qualsiasi tipo (documenti cartacei scannerizzati, referti e fotografie, email pervenute fuori dal sistema...)
Contenzioso: Gestione del ciclo di vita del sinistro
Un sinistro può avere una vita lunga caratterizzata da più fasi: dal tentativo di un accordo fra le parti, ad una mediazione formale e a uno o più gradi di giudizio civile e/o penale.
Per ognuna di queste fasi ci sono scadenze (udienze, nomine di periti...) documenti da predisporre o studiare, comunicazioni al comitato valutazione rischi aziendale e/o regionale, a volte interazioni con la Corte dei Conti, coinvolgimento della compagnia assicurativa (se non si è in regime di autoassicurazione) e numerose persone da coinvolgere.
Il sistema ProcessFrame gestisce uno scadenziario inviando notifiche ai responsabili delle varie scadenze e supporta un workflow integrato con la posta elettronica per tracciare tutte le interazioni fra le persone coinvolte.
Nell'ambito dei sinistri, il sistema consente di tracciare i costi sostenuti e le riserve da allocare a copertura del rischio, mostrandone il valore corrente e l'andamento nel tempo dello stesso.
Infine le funzionalità statistiche del sistema consentono di analizzare l'andamento dei sinistri, per numerosità e per esposizione finanziaria, oltre che per tipologia e per Unità Organizzativa coinvolta.