Le regole imposte fino alla precedente versione di ISO 9000 sono state ridotte con la versione 2015, ma questo non riduce l’importanza di avere una gestione strutturata e regolata dei documenti, in particolar modo quelli che descrivono le procedure e le modalità operative così come i contratti con clienti e fornitori e magari un archivio ordinato di collegamenti a fonti normative esterne per renderne facile la consultazione.

Archivio

organizzazioneIn ProcessFrame sono presenti gli archivi base di un sistema qualità, sicurezza, ambiente (manuale, procedure, istruzioni operative) ma è possibile aggiungere altri archivi. In tutti gli archivi in documenti possono essere allegati in qualsiasi formato e visualizzati direttamente in linea; inoltre i documenti possono collegati fra loro via link. I documenti hanno una versione gestita automaticamente (la versione superata rimane in stato archiviata).

E’ possibile tracciare a sistema la distribuzione delle copie controllate cartacee.

Workflow

ProcessFrame gestisce il workflow documentale: prima la fase di stesura che può essere condivisa fra più utenti, poi la fase di revisione ed infine la fase finale di approvazione.

Un funzione specifica consente a tutti gli utenti di avviare il workflow di richiesta di variazione di un documento, inoltre il sistema può inviare reminder via mail quando un documento è rimasto inalterato per lungo tempo ed è opportuno controllarne la validità.

Ricerca

ricerca documenti Processframe gestisce 3 modalità di ricerca per i documenti:

  1. Tramite i link di collegamento (tutte le istruzioni operative collegate ad una procedura sono collegate a questa, ogni strumento è collegato alle istruzioni di calibrazione e al manuale d’uso)
  2. Tramite ricerca strutturata: Ad ogni documento sono associati dei metadati (titolo autore, data pubblicazione, ecc.) ed è possibile fare una ricerca combinando tali metadati
  3. Ricerca full text sui contenuti (anche in pdf)
Archiviazione e Integrazioni

Archiviazione

I documenti archiviati in ProcessFrame sono conservati all’interno del database, ma possono essere periodicamente estratti e archiviati in supporti di tipo ottico per la conservazione. Le informazioni di classificazione necessarie per l’eventuale ricerca possono essere mantenute online, mentre i documenti veri e propri sono trasferiti sul supporto esterno, insieme ad un file indice utile per la ricerca offline del documento.

Nella versione cloud di ProcessFrame i documenti possono essere slavati sulle risorse di archiviazione a basso costo di Azure, che consentono anche di crittografare i documenti.

Integrazione

I documenti possono arrivare in ProcessFrame anche attraverso processi informatici:

  • singolarmente attraverso email o attivando un web service di versamento, che consente anche di inviare metadati del documento
  • in modo massivo utilizzando uno o più “hot folder” che importano automaticamente i documenti nell’archivio appropriato ricavando i metadati dal nome del file

I documenti stessi possono essere estratti da sistema o tramite processi automatici schedulati (ad esempio per l’invio in conservazione sostitutiva) o tramite dei web service di ricerca e di estrazione

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