Gestione documentale

Workflow di verifica e approvazione;

Gestione delle versioni;

Ricerca e visualizzazione online.

Gestione Documentale

Gestione documentale a supporto dei sistemi di gestione, conforme ai requisiti ISO 9001, facilmente integrabile con la posta elettronica e con portali aziendali o altri sistemi applicativi.

Documenti

In ProcessFrame sono presenti gli archivi base di un sistema qualità, sicurezza, ambiente (manuale, procedure, istruzioni operative) ma è possibile aggiungere altri archivi. In tutti gli archivi i documenti possono essere allegati in qualsiasi formato e visualizzati direttamente in linea; inoltre i documenti possono essere collegati fra loro via link. I documenti hanno una versione gestita automaticamente (la versione superata rimane in stato archiviata).

E’ possibile tracciare a sistema la distribuzione delle copie controllate cartacee. 

WorkFlow

ProcessFrame gestisce un workflow configurabile per la gestione documentale: prima la fase di stesura che può essere condivisa fra più utenti, poi la fase di revisione ed infine la fase finale di approvazione che può coinvolgere più utenti individuati nominativamente o per posizione assoluta o relativa nell'organigramma.

Un funzione specifica consente a tutti gli utenti di avviare il workflow di richiesta di variazione di un documento, inoltre il sistema è integrato con lo scadenziario e può inviare reminder via mail quando un documento è rimasto inalterato per lungo tempo ed è opportuno controllarne la validità.

Ricerca

 Processframe gestisce 3 modalità di ricerca per i documenti:

  1. Tramite i link di collegamento (tutte le istruzioni operative collegate ad una procedura sono collegate a questa, ogni strumento è collegato alle istruzioni di calibrazione e al manuale d’uso)
  2. Tramite ricerca strutturata: Ad ogni documento sono associati dei metadati (titolo autore, data pubblicazione, ecc.) ed è possibile fare una ricerca combinando tali metadati
  3. Ricerca full text sui contenuti (anche in pdf)

Archiviazione

I documenti archiviati in ProcessFrame sono conservati all’interno del database, ma possono essere periodicamente estratti e archiviati in supporti di tipo ottico per la conservazione. Le informazioni di classificazione necessarie per l’eventuale ricerca possono essere mantenute online, mentre i documenti veri e propri sono trasferiti sul supporto esterno, insieme ad un file indice utile per la ricerca offline del documento.

Nella versione cloud di ProcessFrame i documenti possono essere slavati sulle risorse di archiviazione a basso costo di Azure, che consentono anche di crittografare i documenti.

Integrazione

I documenti possono arrivare in ProcessFrame anche attraverso processi informatici:

  • singolarmente attraverso email o attivando web services o API  di versamento, che consente anche di inviare metadati del documento
  • in modo massivo utilizzando uno o più “hot folder” che importano automaticamente i documenti nell’archivio appropriato ricavando i metadati dal nome del file

I documenti stessi possono essere estratti da sistema o tramite processi automatici schedulati (ad esempio per l’invio in conservazione sostitutiva) o tramite dei web service di ricerca e di estrazione

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