Il provvedimento in oggetto introduce delle regole relative alla gestione dei reclami da parte degli intermediari e modifica in parte anche gli obblighi delle Compagnie che lavorano tramite Intermediari.
- Per quanto riguarda gli intermediari iscritti nelle sezioni B (broker) e D (finanza) del RUI (Registro unico degli intermediari) questi hanno l’obbligo di avere una loro procedura di gestione dei reclami e di generazione di una relazione all’IVASS simile a quella delle Compagnie. Inoltre le Compagnie hanno l’obbligo di notificare ai suddetti intermediari eventuali reclami a loro pervenuti che riguardino l’attività di commercializzazione dei prodotti assicurativi.
- Per gli intermediari iscritti alla sezione A (agenti) , la responsabilità della gestione del reclamo rimane in capo alla Compagnia, che però ha l’obbligo di coinvolgere l’Agente nella gestione dello stesso.
- Gli intermediari iscritti alla sezione C (produttori diretti) devono trasmettere i reclami alla Compagnia, che ne deve gestire l’istruttoria.
Ci sono svariate implicazioni informatiche connesse a questo provvedimento:
- Le Compagnie possono tracciare e monitorare le comunicazioni relative con la loro rete di intermediari all’interno della stessa applicazione utilizzata per gestire i reclami, In altre parole, i workflow previsti per la gestione interna dei reclami possono estendersi, utilizzando caselle di posta ad hoc, ad includere le attività in carico agli intermediari. Inoltre, compagnie che hanno all’interno dello stesso gruppo anche un’agente, possono gestire i due registri in modo separato o in modo integrato.
- I Broker, che sono tenuti ad avere un registro reclami, possono trarre vantaggio dall’uso dell’applicazione ProcessFrame “Reclami Assicurativi” , disponibile anche in cloud con SaaS, per assolvere ai loro obblighi di tracciamento, reportistica, scambio di informazioni con le compagnie con cui lavorano.
- Le Banche che non avessero già una gestione informatizzata dei reclami, possono usare l’applicazione ProcessFrame per gestire sia i reclami pertinenti all’attività bancaria (conformemente alla Circolare Reclami Banca d’Italia 16 marzo 2016 ) che quelli assicurativi, producendo reportistiche separate.
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ProcessFrame e il provvedimento IVASS N. 46
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L'obbligo di avere una procedura di gestione dei reclami, rende necessario adottare un software in grado di crearli e organizzarli, rendendoli compatibili con la relazione IVASS. Il software ProcessFrame è in grado di supportarvi in ogni fase del lavoro.
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Modus Consulting
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