Il software ProcessFrame è dotato di un'elevata capacità di customizzazione, che rende possibile una personalizzazione su più fronti senza modifiche al codice sottostante. Questa caratteristica permette di integrare facilmente più di una configurazione in un'unica applicazione comprensiva di tutti i requisiti richiesti dalla normativa. Grazie a questa integrazione, l'azienda è in grado di ottenere una visione complessiva e su più fronti dei propri processi, mantenendo però la possibilità di ottenere statistiche anche a livello più granulare.
In questo caso, il sistema si propone in tre configurazioni integrate:
- Configurazione come software per la sicurezza sul lavoro, in conformità al Decreto Legislativo 81/2008 e alla normativa ISO 45001;
- Configurazione come software per la qualità, in conformità alla normativa ISO 9001;
- Configurazione come software per la gestione ambientale, conforme alla normativa ISO 14001.
Gestione del rischio: un tema trasversale
Registro incidenti
Gli infortuni sono registrati nel sistema, insieme ai danni sulla salute del personale coinvolto e agli eventuali fermi impianto. La registrazione segue un workflow che prevede un’analisi dell’impatto economico, un’analisi delle cause ed eventualmente l’apertura di una richiesta di azione correttiva e/o una richiesta di manutenzione straordinaria. Inoltre le registrazioni possono essere analizzate in termini statistici allo scopo di individuare criticità di sistema e piani di miglioramento.
Azioni correttive
Le Non Conformità, gli eventi avversi, gli incidenti e i quasi incidenti, l'analisi dei rischi danno luogo ad Azioni correttive e/o azioni di mitigazione rischio /miglioramento. Il software ProcessFrame consente di tracciare tutto ciò su un'unica piattaforma, di monitorare le tempistiche e le scadenze, di effettuare analisi con strumenti statistici, di gestire i costi e di registrare le rilevazioni di efficacia delle azioni svolte, come prescritto dallo standard.
Competenze e formazione
Il requisito del nuovo standard sposta l’attenzione dalla formazione alla competenza: la formazione è uno strumento, ma non l’unico, per acquisire le competenze ed è importante che il software consenta sia di tracciare le valutazioni di competenza delle persone che svolgono determinate mansioni che di identificare e monitorare le attività formative identificate come necessarie a raggiungere il livello di competenza richiesto.
A questo requisito generale, si aggiungono specifici requisiti formativi relativi ai corsi obbligatori per la sicurezza.
Obblighi associati alle mansioni
La normativa prevede che il personale abbia le dotazioni di dispositivi sicurezza (DPI) rilevanti per la sua mansione, così come che sia sottoposto alla sorveglianza sanitaria opportuna e partecipi alle attività formative specifiche. ProcessFrame Sicurezza consente di definire i requisiti di DPI, sorveglianza sanitaria e formazione (e le relative durate di validità) per ogni mansione e di tracciare l’effettivo adempimento degli obblighi previsti per ogni persona associata alle mansioni censite tramite una scheda di sicurezza individuale.
Fornitori e subappalti
Lo standard 45001 include nella gestione dei rischi anche l'analisi dei fornitori ed in particolare i subappaltatori che sono coinvolti nei processi aziendali. In questo senso è indispensabile che il processo di omologazione/qualificazione dei fornitori tipico del sistema di gestione qualità venga esteso a coprire i requisiti emersi dalla valutazione dei rischi aziendali
Autorizzazione lavori pericolosi
Tutta una serie di attività (ad esempio, interventi di manutenzione, operazioni in ambienti ad alto rischio e così via) richiedono autorizzazioni di sicurezza da erogare caso per caso. Con ProcessFrame, nella sua configurazione sulla Sicurezza, è possibile definire una o più checklist di sicurezza, che poi verranno compilate ed approvate nel momento in cui è necessario preparare i permessi di lavoro relativi.
Estensione value chain
Un aspetto importante consiste nell’estensione dell’analisi, del monitoraggio e della pianificazione alla parte dei processi aziendali esternalizzata a monte o a valle dell’azienda stessa.
Anche per questo è importante un supporto informatico: ProcessFrame offre in quest'ambito diverse funzionalità, tra cui la possibilità di integrare le caselle di mail utilizzate per comunicare con fornitori, la rete commerciale, la rete di assistenza ed eventualmente la possibilità di potersi integrare tramite via web services o API con portali aziendali adibiti a questa funzione.
Ciò consente il tracciamento di tutte le comunicazioni in entrata in uscita (siano queste caselle di mail ordinarie o PEC) in un unico sistema.
Inoltre, ProcessFrame controlla, tra le altre, le attività di controllo sulle merci, il controllo che carico e documentazione non siano alterati durante il trasporto, la previsione di codici di comportamento, il monitoraggio sulla quantità prodotti in magazzino e così via
Impatto sociale
Lo standard ISO 14001 considera anche le opportunità di miglioramento dell'impatto ambientale; ciò non cambia in modo significativo il metodo di analisi e di gestione, ma la prospettiva. Due esempi:
- Il rapporto con le comunità che vivono intorno agli stabilimenti produttivi. La loro reazione di fronte ad un evento avverso può provocare un danno di immagine molto superiore al danno economico reale ; promuovere iniziative a favore della comunità stessa è un’opportunità di creare non solo uno schermo a fronte di possibili eventi avversi, ma anche un’immagine positiva sul mercato.
- I materiali di imballo di prodotti e/o materie prime acquistati determinano un rischio di inquinamento e quindi il processo di gestione degli stessi è potenzialmente rischioso; una variazione di processo che ne riduca la quantità, tramite magari accordi con i fornitori è un'opportunità di riduzione costi.