La versione 2015 dello standard ISO 9001, cui è obbligatorio adeguarsi entro il 2018, introduce numerose innovazioni, molte delle quali hanno un impatto sul software a supporto del sistema di gestione. Inoltre è concepita per rendere più omogeneo questo standard con quelli relativi a sicurezza (ISO 45001) e ambiente (ISO 14001). Ecco l’elenco delle variazioni principali per capitolo della norma.

4. Contesto dell'organizzazione

Questo capitolo evidenzia la necessità di analizzare l’intero contesto in cui opera l’azienda, quindi non solo clienti e fornitori, ma tutti coloro che con un termine inglese si chiamano stakeholders, in altre parole tutte le parti interessate. Questo allo scopo di definire per ciascuno di essi quali possano essere i requisiti e quali strategie adottare per soddisfarli.

Ovviamente l’oggetto verificabile di questa analisi è innanzitutto un insieme di documenti che descrivono appunto il contesto, ma è importante che il software gestisca un archivio dinamico dei suddetti requisiti, magari raggruppati per tipologia di parte interessata. Poiché l’analisi prevista nei capitoli successivi presuppone la valutazione del rischio che il requisito non venga soddisfatto e la relativa azione di contenimento, è importante che l’analisi del rischio sia collegata anche informaticamente ai requisiti determinati dall’analisi di contesto, in modo che quando questo cambia sia facile identificare le parti dell’analisi di rischio che devono essere adeguate.

Un altro aspetto importante è la definitiva adozione del modello per processi: anche in questo caso è utile avere un’anagrafica informatica dei processi, perché a questi si potranno collegare le misurazioni previste nel capitolo 9 e le azioni di miglioramento previste nel capitolo 10.

5. Leadership

L’aspetto più importante di questo capitolo è l’attenzione posta sul ruolo diretto e non delegato del top management nel SGQ. Da un punto di vista informatico le novità introdotte in questo capitolo non comportano molti cambiamenti: rimane l’esigenza di tracciare nel sistema il ruolo del top management (verbali di riunioni che attestino la loro partecipazione, approvazione di workflow, partecipazione a sessioni di audit, sia come soggetto che verifica che come oggetto della verifica).

6. Pianificazione

La pianificazione è fortemente collegata al Risk Management. Da un punto di vista del software è necessario poter avere un’anagrafica dei rischi e potere per ognuno di questi inserire gli indici di valutazione (ad esempio probabilità e gravità) per poter determinare l’indice di rischio e l’urgenza delle azioni di riduzione.

È anche opportuno poter collegare ai rischi gli eventi avversi, che in un SGQ possono avere la forma di reclami clienti, non conformità, ma anche contratti clienti persi o la necessità e il relativo costo di cambiare un fornitore. In questo modo è possibile confrontare i consuntivi dell’esperienza con le stime iniziali, ed eventualmente rivedere quest’ultime.

Infine, le azioni di miglioramento (o di riduzione rischio) evidenziate devono essere tracciate nella loro esecuzione così come è opportuno prevedere per le stesse una valutazione di efficacia a posteriori, anch’essa da tracciare nel sistema.

7. Supporto

In questo capitolo è inclusa la gestione della documentazione (nella revisione denominata “Informazione documentata”) che non ha più le caratteristiche predefinite (Manuale, procedure, istruzioni operative) della precedente versione, ma che è lasciata libera nella sua organizzazione.

È invece più rilevante da un punto di vista dell’impatto sul software la necessità di determinare, assicurare, monitorare e migliorare (e documentare) le competenze necessarie. In questo caso si tratta di definire per ogni mansione quali siano le competenze richieste, come queste competenze possano essere procurate e successivamente tracciare la partecipazione alle attività formative identificate. Anche in questo caso è opportuno prevedere una verifica a posteriori da parte del management dell’efficacia delle azioni formative.

In questo capitolo si indica che per tener conto anche delle attività di servizio, è opportuno prevedere che “I dispositivi di misurazione e monitoraggio possano comprendere […] metodi di valutazione quali i sondaggi”: a questo scopo è importante che il software non si limiti ad una generica registrazione di un voto (“quanto sei soddisfatto?”), ma consenta di indicare delle opzioni quantitative (“quanti giorni puoi accettare per la consegna?”) così come l’indicazione dell’importanza relativa  del requisito rispetto agli altri (quanto è importante la puntualità? quanto la competenza? ecc.).

8. Attività operative

L’aspetto più significativo di questo capitolo è che le attività di valutazione del rischio devono estendersi al di fuori dell’azienda stessa, fino ad includere le controparti esterne che forniscono prodotti (materie prime e semilavorati) e servizi necessari alla corretta produzione del prodotto o servizio aziendale. Quindi è importante che l’anagrafica dei rischi non identifichi solo quelli connessi direttamente all’azienda, ma anche quelli rilevanti per le controparti esterne, nella misura che questi possano mettere a rischio il risultato aziendale atteso.

9. Valutazione delle performance

L’aspetto più significativo per quanto riguarda il supporto del software è la necessità di definire e misurare indicatori quantitativi, che consentano di rilevare il raggiungimento degli obiettivi interni ed esterni e di poter usare queste rilevazioni per produrre report statistici che consentano al management la valutazione delle performance dell’organizzazione.

Naturalmente per poter fare queste analisi è opportuno che il software sia in grado di integrarsi con altri sottosistemi, sia nel caso che questi debbano fornire parte degli indicatori, sia nel caso in cui il SGQ sia a sua volta un fornitore di indicatori ad un sistema esterna di business intelligence.

10. Miglioramento

La gestione delle non conformità, delle azioni interne ed esterne,  delle verifiche di efficacia non ha subito grandi cambiamenti. Si percepisce tuttavia una maggior attenzione all’analisi delle correlazioni fra non conformità apparentemente diverse ma che potrebbero essere indirizzate in modo unitario.

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